Handwerkersoftware – welche Technik braucht der Handwerker für sein Büro?

Papierkram, Büroarbeit – ein lästiges, aber notwendiges Übel

Von der Wiege bis zur Bahre – Formulare, Formulare: Worüber der Volksmund schon lange schimpft, das kennen gerade Unternehmer und Betriebe. Auch im Handwerk wird derzeit besonders laut über die bürokratischen Auflagen geklagt, muss doch hier jeder Rohrzangengriff, jedes Stein-auf-Stein und jede Schraube eines Auftrags dokumentiert und verwaltet werden. Neue Gesetze, Verordnungen und Auflagen sowie die Datenschutz-Grundverordnung führen auch im Jahr 2018 dazu, dass viele Handwerker ihre Zeit eher am Schreibtisch als auf der Baustelle verbringen. Hinzu kommen die ganz normalen formalen Arbeitsprozesse im Büro, wie Buchhaltung, Angebotserstellung, Abrechnungen, Verwaltung, Dokumentation etc. Viele unserer Kunden bestätigen, dass sie als Chef gut und in der Regel sehr ungern mehr als 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Schriftkram verbringen müssen. Einfacher geht vieles mit einer professionellen, auf Ihren Betrieb abgestimmten Handwerkersoftware. Diese gehört zu einem Ihrer wichtigsten Werkzeuge, auf das Sie keinesfalls verzichten sollten, denn sie erleichtert Ihre täglichen Arbeitsprozesse im Büro und auch auf der Baustelle.

Der ganz normale Wahnsinn im Büroleben unseres Handwerkers: Arbeitsprozesse und Hilfestellung durch die Handwerkersoftware

Unser Handwerker hat einen Handwerksbetrieb mit drei Angestellten. Hin und wieder arbeitet er mit Subunternehmern zusammen, die er beauftragt. Generell hat er viele private Kunden als Auftraggeber, doch er möchte sich in Zukunft auch um öffentliche Aufträge bewerben.

1. Ein Angebot an einen privaten Auftraggeber.

Ein neuer Kälberstall für den örtlichen Landwirt
Unser Handwerker wird vom örtlichen Landwirt gefragt, ob er einen schon genehmigten Kälberstall an den bestehenden Laufstall der Kühe anbauen könne. Sofort macht unser Handwerker einen Termin mit dem Landwirt aus und trifft sich mit ihm vor Ort. Der Landwirt schildert ihm, was er sich genau vorstellt. Der Fachmann begutachtet die Fläche, hört sich die Vorstellungen des Landwirts an, gibt noch ein paar Tipps, wie der neue Stall sich besser in das Ensemble des Hofes einfügt und hat noch ein paar gute Ideen zu alternativen Materialien. Der Landwirt ist angetan und bittet ihn, ihm ein Angebot zu unterbreiten. Unser Handwerker macht sich gleich ans Werk.

Arbeitsprozesse im Handwerksbüro unseres Handwerkers
Ein Angebot zu kalkulieren ist immer ein besonders heikles, spannendes Unterfangen. Von der guten Kalkulation hängt einerseits ab, ob der Auftrag zustande kommt, aber andererseits auch, ob der Handwerksbetrieb schwarze Zahlen damit schreiben kann. Außerdem können bei nicht exakten Formulierungen Missverständnisse entstehen, die später bei der Ausführung für böses Blut sorgen könnten. So ist es wichtig, das Angebot eindeutig, klar und unmissverständlich zu formulieren, damit Auftraggeber und Auftragnehmer exakt dieselben Vorstellungen davon haben, wie das Endprodukt aussehen und funktionieren soll.
Zunächst vermisst unser Handwerker das Gelände vor Ort und fährt zurück ins Büro. Hier setzt er sich an den Schreibtisch und berechnet sein Angebot für den Kälberstall des Landwirts.
Dazu informiert er sich im Webshop von Baustoffhändlern über die benötigten Materialien sowie Preise und berechnet die Kosten für den Landwirtmit Aufschlag. Er kalkuliert die Arbeitszeit, um den neuen Kälberstall zu bauen und überlegt, welche Maschinen zum Einsatz kommen. Aus diesen Informationen gestaltet unser Handwerker das Angebot für den Landwirt, druckt es aus und bringt es dem Landwirt persönlich vorbei. Er könnte es auch per E-Mail versenden, doch er weiß, dass er zu Kaffee und Kuchen eingeladen wird und hier auch nochmal die Gelegenheit erhält, sein Angebot persönlich zu erläutern.

Technik, die unser Handwerker für seine Arbeitsprozesse einsetzt
Das Aufmaß vor Ort nimmt unser Handwerker mit einem Laserdistanzmessgerät. Die Daten lädt er per Bluetooth in eine dafür vorgesehene mobile App, also eine Anwendungssoftware auf seinem Smartphone. Diese berechnet anhand der eingespielten Maße die benötigten Flächen und spielt diese digital in die Aufmaßerfassung seiner Handwerkersoftware auf den Computer in seinem Büro.

WissenBluetooth – der verbindende Blauzahn
Bluetooth ist eine praktische Erfindung: Ohne Kabel können Daten per Funk und auf kurze Distanz von einem Gerät auf ein anderes gespielt werden. Viele Geräte, wie Handys, Laptops, Tastaturen, Lautsprecher, Autos, haben inzwischen einen Bluetooth-Chip. So können Sie beispielsweise Musik von Ihrem Handy an eine Box senden, Bilder an den PC oder eben auch Daten eines Distanzmessgerätes an Ihr Smartphone.
Übrigens: Die Bezeichnung „Bluetooth“ geht auf den Wikingerkönig Harald Blauzahn zurück. Der Däne vereinte im 10. Jahrhundert erstmals Dänemark als Königreich. Dies gelang ihm vor allem durch Kommunikation – eine Fähigkeit, die auch das Funksignal auszeichnet.

Zurück im Büro beginnt unser Handwerker nun, für seinen schon in der Kundendatenbank angelegten Kunden das neue Projekt Kälberstall mithilfe der Handwerkersoftware zu kalkulieren. Das passiert in verschiedenen Arbeitsschritten: Zunächst geht es darum, welche Materialien er benötigt. Dabei hat er die Möglichkeit, Preise und Kosten der Händler direkt mithilfe der Software einzusehen und zu berechnen. So bieten viele Händler Artikelkataloge im so genannten Datanorm Format an, die von einer Handwerkersoftware in der Regel problemlos eingelesen und heruntergeladen werden können. Unser Fachmann hat so eine Artikeldatenbank mit den Angeboten der Händler direkt in seiner Software hinterlegt. Mit wenigen Klicks stellter nun die benötigten Materialien zusammen. Bevor er sie im Angebot anlegt, hat er in der Regel in seiner Software noch die Möglichkeit, anhand von Preisgruppen festzulegen, wie hoch der Aufschlag auf den Verkaufspreis des Händlers für den jeweiligen Kunden, in unserem Fall für den Landwirt, sein soll.
Über tagesaktuelle Preise, Schnäppchen oder auch Alternativartikel der Händler, falls ein Artikel nicht so schnell lieferbar ist, kann sich unser Handwerker auch über einen anderen Weg informieren und dann direkt bestellen: IDS Connect verknüpft den Online-Warenkatalog inklusive des Warenkorbs direkt mit dem Handwerkerprogramm. Der Vorteil ist, dass die exakte Bezeichnung der Ware (bei Bedarf sogar mit Foto) direkt in das Angebot übernommen werden kann.

Nun geht es um die Kalkulation der Arbeit und der eingesetzten Maschinen. Da unser Handwerker nun schon ein paar Jahre im Geschäft ist, kann er inzwischen auf einen Fundus an Erfahrung aus vergangenen Projekten und Bauaufträgen zurückgreifen – ein inzwischen wertvolles Gut! Dieses hat er in seiner Software angesammelt: In angelegten Stammdaten seiner Software erfasst er Leistungs-, Lohn- und Geräte-Positionen vergangener Aufträge. Denn Bewährtes ist zu bewahren! Und das Rad muss nicht bei jedem Auftrag neu erfunden werden! So entnimmt er aus seinem eigenen Leistungsverzeichnis – also der detaillierten Beschreibung der einzelnen Posten seiner Leistungen für den entsprechenden Auftrag – die Preise vorangegangener Angebote und passt sie jeweils auf die Maße des neuen Angebots an. Für Neuberechnungen von Aufmaßen etc. kann sich der Fachmann einer programminternen Formelsammlung bedienen.
Aber es gibt auch noch eine weitere, einfache Möglichkeit Arbeitszeiten und Gerätekosten zu kalkulieren: es gibt Anbieter, die (vorkalkulierte) Leistungstexte erstellen, die mit vielen Handwerkerprogrammen kompatibel sind.Diese werden insbesondere von öffentlichen Bauherren verwendet, um exakt, einheitlich und unmissverständlich die Leistungswünsche an die Auftragnehmer zu formulieren.

WissenEinfach kalkuliert mit vorgegebenen Leistungstexten
Erst mit eindeutigen Leistungstexten wird Ihr Angebot für jeden klar und verständlich. Dabei können Sie die Erfahrungen aus vergangenen Projekten und Bauaufträgen als Grundlage für die Beschreibung Ihrer Bauleistungen bei neuen Angeboten hernehmen. Oder Sie können auf vorgefertigte Leistungstexte zugreifen. Hier gibt es verschiedene Anbieter.
Öffentliche Auftraggeber bedienen sich dem Standardleistungsbuch (STLB-Bau - Dynamische BauDaten), das von Arbeitskreisen des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen (GAEB) mit dem Praxiswissen von rund 700 Experten aus Wirtschaft, Spitzenverbänden und Verwaltung erarbeitet wird. Es bietet eine umfangreiche Sammlung technisch stimmiger und neutraler VOB-gerechter Ausschreibungstexte und entsprechende Kostengruppenfür über 70 Leistungsbereiche.
Ein weiterer Anbieter von Ausschreibungstexten ist beispielsweise SIRADOS: hier erhalten Sie praxisgerecht formulierte und vorkalkulierte Ausschreibungstexte, die ebenfalls die Vorgaben der VOB berücksichtigen, dabei aber etwas verständlicher bleiben. Das bedeutet, die Texte sind nicht ganz so knapp wie nach dem STLB, sie sind aber auch nicht überfüllt mit unnötigen Angaben, wie es selbstgestrickte Texte sein können.
Eine kostenfreie Alternative bietet die Datenbank für Ausschreibungstexte www.ausschreiben.de, die Leistungsbeschreibungen von Produktherstellern aus den unterschiedlichsten Gewerken zum Download zur Verfügung stellt. Hier ist allerdings zu beachten, dass diese lediglich die reinen Ausschreibungstexte beinhaltet, die nicht vorkalkuliert sind.

Leicht ist es für unseren Handwerker möglich, mit Hilfe der Handwerkersoftware bei jeweiligen Angeboten mit einem Mausklick zu erfahren, welcher Gewinn übrig bleibt und wie der Deckungsbeitrag pro Stunde ausfällt.

Die über diese technischen Hilfsmittel kalkulierten Personal- und Maschinenkosten sowie die Materialkosten (deren Margen er übrigens auch im Angebotsdokument nochmals einzeln nachkalkulieren kann), kann er nach eigenem Geschmack entweder sehr ausführlich, sogar mit Bildern, oder in zusammengefassten Positionen in einem Angebotsdokument für seinen Kunden, den Landwirt, darstellen. Das Dokument basiert auf einer Formatvorlage, die unser Handwerker nach seinen eigenen Vorstellungen anpasst. Durch Voreinstellungen enthält das Angebotsdokument alle Funktionen und Details, die für ein Angebot notwendig und angemessen sind:

• den Briefkopf mit Logo und Adresse,
• das Datum,
• eine laufende Nummer,
• eine persönliche Anschreiben-Zeile in die automatisch der Name des Kunden eingesetzt wird,
• eine Betreffzeile,
• Kontodaten,
• Steuernummer,
• Informationen zur Angebotsgültigkeit

Ebenfalls steht ihm die Möglichkeit zur Verfügung, Textbausteine oder auch freie Texte einzufügen. Die Adresse des Kunden bezieht unser Handwerker aus den im Programm angelegten Kundenstamm-Daten, da der örtliche Landwirt ihm schon den einen oder anderen Auftrag zugeschanzt hat. In kürzester Zeit hat er das Angebot fertiggestellt. Netto- und Bruttosumme sowie die Umsatzsteuer und mögliche Rabatte werden durch die professionelle Handwerkersoftware berechnet und ausgewiesen. Das schnell und professionell erstelle Angebot kann er nun per E-Mail versenden oder ausdrucken, dem Kunden per Post schicken oder persönlich vorbeibringen.

Funktionen gängiger Handwerkerprogramme im Einzelnen

• Erfassung und Übertragung vonvor Ort genommenen Aufmaßen über eine App auf dem Smartphone direkt in das Programm im Büro;
• Angebotserstellung mit Hilfe einer individuellen Angebotsvorlage, die als gängiges Format gespeichert, ausgedruckt und auch digital versendet werden kann;
• Zugriff auf die Artikeldatenbank diverser Fachhändler direkt in der Software, mit Hilfe von Datanorm Artikelstammdaten;
• Zugriff auf die Artikelbeschreibung des Händlers über die IDS- Schnittstelle aus der Handwerkersoftware, so dass diese, auch mit Bild, direkt in ein Dokument, zum Beispiel in das Angebot, übertragen werden kann.
• Berechnung sämtlicher Maße mit einem Formelassistenten;
• Zugriff auf einen angelegten Leistungsstamm, aus dem schon kalkulierte Preise einfach zu entnehmen sind;
• Zugriff auf eine Kundendatenbank;
• Berechnung von Löhnen und Material zzgl. Aufschlägen (zum Beispiel per SIRADOS oder aus früheren Angeboten, die im Leistungsstamm gespeichert sind);
• Kundenverwaltungauch mit E-Mail-Kontaktdaten und möglichen Notizen zum Stand des Auftrags oder zum Kunden allgemein.

2. Auftrag eines privaten Auftraggebers.

Unser Handwerker und der Landwirt werden sich einig. Der Landwirt möchte noch ein paar Änderungen bezüglich des Auftrages, ansonsten ist er aber einverstanden. Die Änderungen besprechen die beiden persönlich, der Fachmann macht sich Notizen dazu und fährt zurück ins Büro, um alle Formalitäten, die jetzt ausstehen, zu regeln.

Arbeitsprozesse im Handwerksbüro unseres Handwerkers
Unser Handwerker öffnet das Angebots dokument für den Kälberstall und korrigiert noch die mit dem Landwirt besprochenen Änderungswünsche. Dann überführt er das Dokument in eine Auftragsbestätigung und sendet dies dem Landwirt per E-Mail zu. Auch die vorher erstellte detaillierte Baubeschreibung hängt er der E-Mail an. Zu einer solchen Baubeschreibung ist er seit Anfang 2018 im Rahmen des neuen Verbraucherbauvertrags, der in den §650i bis §650n des Bürgerlichen Gesetzbuches geregelt ist, verpflichtet.
Die Auftragsbestätigung schreibt nochmals die vorher mündlich vereinbarten Tätigkeiten zwischen dem Landwirt und dem Fachmann samt Änderungen fest, so dass keine Missverständnisse zwischen den beiden entstehen. Es dient als Mitteilung des Auftragnehmers an den Auftraggeber, dass er die vereinbarten Bautätigkeiten verpflichtend eingeht und den Bauauftrag zu den vereinbarten Lieferungs- und Zahlungsbedingungen durchführen wird.

WissenSind Verträge per E-Mail wirksam?
Verträge können mündlich, wie in unserem Fall geschehen, oder per Fax oder auch E-Mail geschlossen werden. E-Mails gelten im Juristenjargon als Erklärung unter Abwesenden. Das bedeutet, dass der Inhalt der E-Mail erstwirksam wird, wenn die Nachricht zugestellt wurde. Dann muss dem Empfänger noch eine angemessene Frist zum Überlegen zugestanden werden und erst mit seiner bestätigenden Rückmail ist der Vertrag besiegelt. Verträge, die per E-Mail abgeschlossen werden, sind damit zwar rechtsverbindlich, der Absender steht jedoch in der Beweispflicht, dass der Empfänger die E-Mail erhalten hat. Dies ist im Streitfall kaum oder nur aufwendig zu beweisen. Die Gerichte entscheiden derzeit mal so, mal so. Es ist jedoch zu erwarten, dass die Rechtsprechung sich mit zunehmender elektronischer Kommunikation zukünftig ernsthafter damit auseinandersetzen und klarer positionieren muss.
Viel besser sieht die Sache hingegen bei E-Mails aus, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurden. Nur sie hat der Gesetzgeber der Schriftform gleichgestellt und sie als Beweismittel zugelassen, wenn das elektronische Dokument vorgelegt werden kann. Doch eine solche Signatur ist wieder aufwändiger, da ein spezielles Gerät, ähnlich eines Kartenlesegerätes angeschafft werden muss.

Nach dem neuen Verbraucherbauvertrag muss sich unser Handwerker auf Zeitpunkt oder Dauer festlegen, wann er den Kälberstall fertigstellt. Daher plant er die kalkulierten Arbeitszeiten für seine neue Baustelle und teilt seine Mitarbeiter ein. Die Handwerkersoftware kann mit einem Zeiterfassungssystem gekoppelt werden, mit dem die Arbeitszeiten auf der Baustelle mobil erfasst werden können. Über Smartphone oder Tablet können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten sekundengenau aufzeichnen. Die Daten werden mit der Handwerkersoftware gekoppelt und direkt auf den Rechner im Büro geschickt. Hier kann unser Handwerker sie erfassen, bearbeiten und auswerten. Dies dient einerseits zur Erfassung und Kontrolle der Mitarbeiterzeiten. Hier können auch Ferien- und Fehlzeiten berücksichtigt werden. Zudem ist es möglich, die Projekte zeitlich auszuwerten - zur Rechnungsstellung sowie zur Nachkalkulation. Die Arbeitsstunden können daher sowohl den Projekten als auch den Mitarbeitern bzw. Tätigkeiten zugewiesen werden, ganz wie unser Handwerker seine Auswertung benötigt.
Nun benötigt er noch das Material: Erfahrungsgemäß hat es sich für ihn als praktisch erwiesen, die Materialien, die er üblicherweise verbaut und damit gut kennt, direkt online bei den Händlern seines Vertrauens zu bestellen. Er weiß inzwischen recht gut, was er bei welchem Händler zuverlässig erhält. Da er die Ware schon in seinem Angebot bei den entsprechenden Lieferanten herausgesucht hat, ist es leicht für ihn, die konkrete Ware nun zu bestellen. Die großen Bauteile lässt er direkt zum Landwirt auf die Baustelle liefern. Die Kleinteile hat er lieber bei sich und erstellt für die Mitarbeiter eine Liste der benötigten Materialien, die von seinem Lager mit auf die Baustelle genommen werden müssen. Dann informiert er seine Mitarbeiter über die neue Baustelle, bespricht die Details und die einzelnen Arbeitseinheiten, sowie das benötigte Material.

Nachdem zwei Wochen später das erste Material geliefert wird, kann der Bau beginnen. Auf der Baustelle dokumentieren die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten. Außerdem melden sie ihrem Chef von der Baustelle die Baufortschritte, eventuelle Schwierigkeiten sowie noch zusätzlich benötigtes Material.

Technik, die unser Handwerker für seine Arbeitsprozesse einsetzt:
Mit einem Klick wird in der Handwerkersoftware das Angebotsdokument in eine Auftragsbestätigung überführt. In einem gängigen Format (zum Beispiel PDF) kann es unser Handwerker an den Landwirt weiterschicken. Für die Baubeschreibung passt er mit ein paar Klicks in seiner Handwerkersoftware sein Briefpapier auf ein gewünschtes Layout an. In der Projektverwaltung der Handwerkersoftware werden alle Dokumente zum Projekt Kälberstall hinterlegt. So sind alle Daten zum Projekt jeweils griffbereit und werden an einem Ort zusammengeführt.
In einem digitalen Terminplaner der Handwerkersoftware legt er alle Termine für die Baustelle an. Hier weist er auch seine Mitarbeiter der Baustelle zu und beschreibt die Aufgaben im Einzelnen.
Um die benötigten Baustoffe zu bestellen, geht er über IDS Connects einer Handwerkersoftware in den Warenkatalog seiner Lieferanten, legt die ausgesuchte Ware in den Warenkorb und bestellt diese.

WissenWas hat es mit IDS und OCI auf sich?
Mit IDS-Connect steht Ihnen eine Schnittstelle zur Verfügung, die den Softwaresystemen des Handwerks den Zugang zu den Shop-Systemen des Großhandels ermöglicht. So können Sie von Ihnen erstellte Warenkörbe mit dem Großhandelsshop austauschen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, direkt die aktuellen Preise einzusehen und ebenfalls, ob der Artikel verfügbar ist.
Bei der Funktion “Warenkorb empfangen“ können Sie den von ihnen im Shop des Großhandels erstellten Warenkorb in Ihre Handwerkssoftware übernehmen. Die Daten können Sie anschließend in Ihrer Handwerkssoftware weiterverarbeiten. Eine aufwändige manuelle Übernahme durch Abtippen bzw. Neueingabe entfällt.
Die Funktion „Warenkorb senden“ ermöglicht Ihnen andersherum, einen in Ihrer Software erstellten Warenkorb an den Großhandels-Shop zu übertragen und dort auf Wunsch weiter zu bearbeiten. Auch hier entfällt die doppelte Erfassung der Daten.
Auf ähnliche Weise funktioniert auch das so genannte Open Catalog Interface (OCI), das ebenfalls zum externen Warenkorb des Händlers führt, um direkt Bestellungen auszuführen. Hier ist jedoch der Nachteil, dass die Artikel lediglich vom Webshop in die Handwerkersoftware überführt werden können. Der Weg, Artikel aus einem in der Software erstellten Warenkorb an den Großhandels-Shop zu übertragen, so wie bei IDS Connect, ist nicht möglich. Es ist quasi eine Einbahnstraße und daher beispielsweise nur für die Angebotserstellung praktisch, nicht aber für konkrete Bestellungen.

Der Termin für die Lieferung wird ihm sofort mitgeteilt, glücklicherweise sind alle benötigten Baustoffe zeitnah lieferbar. Dann generiert er aus den einzelnen Positionen der Auftragsbestätigung eine Artikelliste, damit seine Mitarbeiter wissen, welche Materialien sie für ihre Arbeiten benötigen und zur Baustelle mitnehmen müssen. Zudem erstellt er eine Arbeitszeitenliste, damit die Mitarbeiter wissen, was als zeitlichen Aufwand für wen kalkuliert wurde. Die eigentlichen Bauarbeiten können nun beginnen.
Da die Mitarbeiter unseres Handwerkers mit Smartphones ausgestattet sind, kann eine Kommunikation der kurzen Wege stattfinden. Fehlendes Material oder sonstige Probleme können sofort an den Chef weitergegeben werden.
Praktisch ist auch die digitale Zeiterfassung, bei der die Mitarbeiter jeweils ihre Arbeitszeiten sowie das Projekt und ihre Tätigkeiten eintragen. Diese Infos gehen direkt an das Zusatzmodul Personalplanung der Handwerkersoftware im Büro. Hier werden die Zeiten und Tätigkeiten für das Projekt, aber auch später für die Buchhaltung und Abrechnung der Mitarbeiter in die entsprechenden Module der Handwerkersoftwareübertragen.
Unser Handwerker hat die Möglichkeit mit Hilfe seines Smartphones von unterwegs an benötigte Daten, wie Adressen, Rechnungen, Umsätze, offene Posten und weitere Dokumente der Handwerkersoftware zuzugreifen.
Ebenfalls dokumentiert unser Handwerker hierin den Stand sowie Zwischenabsprachen des Bauprojektes.

Funktionen gängiger Handwerkerprogramme im Einzelnen

• Auftragsbestätigung, ggf. Vertrag , beispielsweise aus einer Vorlage;
• elektronische Bestellung von Material: Warenkorb des Händlers kann über die IDS- Connect direkt aus dem Angebotsdokument der Handwerkersoftware gefüllt und bestellt werden. Der Liefertermin steht in der Regel bei der Bestellung;
• die bestellten Positionen können per IDS-Connect auch wieder direkt, beispielsweise in die Rechnung überführt werden;
• Termine und Arbeitszeiten digital planen;
• Digitale Zeiterfassung der Mitarbeiter und des Gesamtprojekts;
• Digitale Erfassung des Auftragsstandes;
• Erstellung von Artikel- und Arbeitszeitenlisten;
• Verbindung der Handwerkersoftware über eine App zu Smartphones zur mobilen Nutzung auf Baustellen;
• Sammlung und schneller Zugriff zu allen projektspezifischen Daten, die in verschiedenen Programmbereichen, von der Planung und Kalkulation hin zur Abrechnung, abgelegt werden, über eine Projektverwaltung der Handwerkersoftware.
• Bestellprozess beim Lieferantenüber OCI oder IDS Connect, sowie das Integrieren der Bestellung direkt in weitere Arbeitsprozesse, wie Rechnungsstellung, Auswertung, Materiallisten erstellen etc.

3. Abrechnung eines privaten Auftrages.

Unser Handwerker stellt seine wohlverdiente Rechnung
Da das Material für den Stall verlässlich und zeitnah von seinen Lieferanten geliefert wurde, möchte unser Handwerker sich auch selber zuverlässig zeigen (zumal er auch in Zukunft auf pünktliche und zuverlässige Lieferung angewiesen ist) und das Material zügig bezahlen.Um jedoch keinen Liquiditätsengpass zu erleiden, hat er im Vorfeld Teilzahlungen mit dem Landwirt vereinbart.
Während der Arbeiten hat unser Handwerks-Team Glück gehabt: Das Wetter hat gut mitgespielt, alle haben fleißig angepackt und so konnte man sich recht exakt an die vorher veranschlagten Bauzeiten halten. Nach sechs Wochen ist der neue Kälberstall fertiggestellt. An einem Freitagmorgen findet die Abnahme des Kälberstalls durch den Landwirt statt. Dieser ist sehr zufrieden und hat nichts zu beanstanden. Er verspricht auch in Zukunft mit unserem Handwerker zusammenzuarbeiten.

Arbeitsprozesse im Handwerksbüro unseres Handwerkers:
Im Büro überweist unser Handwerker also die Baustoff-Rechnungen. Um liquide zu bleiben, stellt er im Laufe des Arbeitsprozesses auf der Baustelle insgesamt zwei Teilrechnungen an den Landwirt. Er berechnet schon mal die Bodenplatte sowie einen Teil der Außenwände. Nachdem sein Kunde den neuen Kälberstall abgenommen hat, stellt er schließlich die Schlussrechnung.

Technik, die unser Handwerker für seine Arbeitsprozesse einsetzt:
Einige Handwerkerprogramme bieten, manchmal im Rahmen eines Zusatzmoduls auch die Möglichkeit an, Überweisungen zu tätigen. Vorteil ist unter anderem, dass die Buchungseingänge und -ausgänge direkt erfassbar sind und mit den Rechnungen an die Buchhaltung übergeben werden können. Aber dazu später mehr. Auch unser Handwerker kann sich direkt aus der Handwerkersoftware mit seiner Hausbank verbinden und die notwendigen Überweisungen für die Baustoffe tätigen. Nun ist er um einen Arbeitsschritt, aber auch um einiges an Geld auf seinem Konto leichter. Um keinen finanziellen Engpass zu erleiden, stellt er dem Landwirt, wie vereinbart, Zwischenrechnungen. Ausgangspunkt in der Handwerkersoftware ist die Auftragsbestätigung. Mit einfachen Klicks kann er einzelne Positionen auswählen, ein Teilaufmaß mit Material und Arbeitsleistung, das er schon abrechnen möchte, berechnen, und dies in ein neues Dokument, die Teilrechnung überführen. Die Software berechnet die Summe der Teilrechnung, einschließlich dem Netto- und Bruttobetrag und der Umsatzsteuer.
Die einfache Abrechnung von Teilaufmaßen im Rahmen einer Teil- oder Abschlagsrechnung ist eines der großen Vorteile von Handwerksprogrammen. Denn zu der einfachen Berechnung werden die schon in Rechnung gestellten Leistungen automatisch von der Gesamtsumme bei der späteren Schlussrechnung abgezogen. Dies wird auch in den jeweiligen Rechnungen entsprechend dargestellt, wenn man möchte: Alle Positionen, die schon in Rechnung gestellt wurden, stehen nochmal aufgelistet auf dem Papier. Dies ist eine sogenannte kumulierte Rechnungsstellung. Es klingt zunächst etwas kompliziert, es ist jedoch übersichtlich, da zu jedem Zeitpunkt ersichtlich ist, welche Beträge schon in Rechnung gestellt wurden. Näheres dazu können Sie in unserem Beitrag Rechnung stellen erfahren.
Zahlungskonditionen wie Skonto und Rabatt werden ebenfalls berücksichtigt.
Unser Handwerker gewährt dem Landwirt zwei Prozent Skonto, wenn dieser die Summe innerhalb von zehn Tagen überweist. Er druckt die Teilrechnung nun nur noch aus und drückt sie seinem Auftraggeber in die Hand. Dieser bezahlt prompt und nun kann unser Handwerker in seiner Software die Abschlagsrechnung als bezahlt verbuchen.
Nachdem nun der Bau des Kälberstalls fertiggestellt und der Landwirt zufrieden ist, stellt unser Handwerker die Schlussrechnung. Seine Software generiert die Endsumme automatisch, indem die Teilrechnungen abgezogen wurden. Dies dokumentiert die Schlussrechnung nochmals übersichtlich, die er dann an den Landwirt per E-Mail versendet. Er spart sich viel Zeit mit den Automatismen seiner Software, ist zufrieden und erstellt nun ein Angebot für eine weitere Anfrage eines Kunden.

Funktionen gängiger Handwerkerprogramme im Einzelnen

• Überführung der Positionen aus der Auftragsbestätigung in eine (Teil-, Abschlags- oder Schluss-) Rechnung; die Positionen sind im Einzelnen veränderbar und variabel. Schnell können durch ein einfach zu generierendes Teilaufmaß schon fertiggestellte Bauabschnitte material- und leistungsbezogen abgerechnet werden.
• Erstellung einer sich nach den bestehenden Gesetzen und Verordnungen richtende (Teil-, Abschlags- oder Schluss-) Rechnung, mit Ausweisung vom Netto- und Bruttobetrag, Mehrwertsteuer, Skonto etc.
• Erstellung der Schlussrechnung auf der Basis gestellter Teil- oder Abschlagsrechnungen; die Software übernimmt die Berechnung der noch offenen Endsumme.

4. Arbeitszeiten werden berechnet und dokumentiert

Unser Handwerker rechnet mit seinen Mitarbeitern ab
Die drei Angestellten unseres Handwerkers, zwei Arbeiter und ein Azubi, haben den Stall fleißig errichtet. Sie haben richtig gute Arbeit geleistet und unser Handwerker ist voll und ganz zufrieden, auch mit der Kommunikation über die Smartphones. Bei seinem älteren Angestellten hat das mit der Technik anfänglich erst nicht so gut geklappt. So wird ein Tablet angeschafft, das für den älteren Mitarbeiter etwas einfacher zu bedienen ist. Außerdem half ihm der technikaffine Azubi und so klappten auch die Einträge des älteren Kollegen nach und nach immer besser. Hauptsächlich wurde die Technik dazu genutzt, die Arbeitsstunden mit den dazugehörigen Arbeiten zu übertragen. Neben der Stallerrichtung gab es noch weitere kleinere Baustellen, die stundenweise vom einen oder anderen Mitarbeiter betreut werden mussten. Auch hier wurden Arbeitszeiten und Projekte genau festgehalten.

Arbeitsprozesse im Handwerksbüro unseres Handwerkers
Mit seinen drei Angestellten hat unser Handwerker einiges im Büro zu tun. Er berechnet deren Arbeitszeiten, zum einen für die Projektabrechnungen und die Nachkalkulation sowie für das Personalmanagement. Das bedeutet, die Mitarbeiterzeiten müssen für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen (die an den Steuerberater weitergegeben werden) und die Urlaubsverwaltung erfasst und ausgewertet werden.
Des Weiteren müssen die monatlichen Lohnabrechnungen fertiggestellt und den Mitarbeitern ihr Verdienst überwiesen werden.
Die Urlaubsplanung wird akribisch geführt, denn gerade in den Sommermonaten, wo es an Aufträgen brummt, wollen seine Mitarbeiter auch gerne Urlaub nehmen. Das muss gut auf die Projekte abgestimmt werden. Neben Mitarbeitergesprächen und Lohnverhandlungen des vorhandenen Personals sucht unser Handwerker auch immer mal wieder einen neuen Mitarbeiter.

Technik, die unser Handwerker für seine Arbeitsprozesse einsetzt
Die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter erhält er von ihnen digital über die Smartphones direkt auf seine Zeiterfassungssoftware im Büro. Pausenzeiten sowie Krankheitstage können so leicht erfasst werden. Viele dieser Programme können Arbeitszeiten in mehreren Schichten, festen Arbeitszeiten oder Gleitzeitsystemenerfassen und darstellen. Auch Auswertungen beispielsweise für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Urlaubsverwaltung erfolgen ebenfalls ohne zusätzlichen Aufwand. Insbesondere für die Nachkalkulation und Dokumentation von Projekten ist die Zeiterfassungssoftware für unseren Handwerker ein praktisches Hilfsmittel. In der Handwerkersoftware sind die Mitarbeiter einer der in den Stammdaten hinterlegten Lohngruppen zugewiesen, so dass im Mitarbeiterstamm der entsprechende Lohn des Mitarbeiters herausgefiltert werden kann.

Die Arbeitszeiten sowie den Stundensatz schickt unser Handwerker von seiner Software direkt anseinem Steuerberater, der die Daten in seinem Lohnprogramm einliest.

Funktionen gängiger Handwerkerprogramme im Einzelnen

• Exakte Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, möglich auch über Smartphones oder weitere mobile Geräte
• Zuordnung der Mitarbeiterzeiten zu den Projekten
• Verwaltung von Pausen, Krankheitstagen und Urlaub
• Übertragung in ein Lohnprogramm, mit DATEV-konformen Daten für die Weitergabe der Daten an den Steuerberater

5. Zusammenarbeit mit einem Subunternehmer und Nachkalkulation

Subunternehmer gestalten das Innenleben des Stalls mit
Der Landwirt kommt nun erneut auf unseren Handwerker zu. Denn nun benötigt er noch das Innenleben des Stalls: die Elektrik sowie Wasseranschlüsse müssen gelegt werden, die Wände sollen gekalkt werden, Gatter, Heuraufen und Tröge werden benötigt. Einige Trennmauern hochziehen und Fundamente für Vorrichtungen gießen, dass sind Arbeiten, die unser Handwerker anbieten kann. Wasser und Elektrik, Anstrich sowie die Installation von Trögen, Raufen und Gatter sind jedoch Arbeiten, die er an verschiedene Subunternehmer abgeben bzw. im Zusammenspiel anbieten möchte. Der Landwirt legt großen Wert darauf, dass unser Handwerker die Bauaufsicht führt bzw. das Komplettangebot in die Hand nimmt. Nachdem besprochen ist, was genau der Landwirt sich vorstellt und kehrt unser Handwerker zurück in sein Büro. Zehn Tage später kommt er mit einem Spezialist für Stalltechnik, einem Elektriker, einem Installateur für Wasser und Abwasser und einem Maler beim Landwirt vorbei, um den Stall zu inspizieren und genau auszumessen. Es wird nochmal über Einzelheiten diskutiert, bis genau feststeht, was benötigt wird und wie es aussehen soll. Zwei Wochen später kann mit den Arbeiten begonnen werden.

Arbeitsprozesse im Handwerksbüro unseres Handwerkers:
Nach dem ersten Gespräch mit dem Landwirt kehrt unser Handwerker in sein Büro zurück. Er beschreibt das Projekt und zeichnet auf einem Plan ein, was der Landwirt sich vorstellt. Daraus generiert er eine Ausschreibung, die er an ausgewählte Kollegen schickt. Seine eigenen Arbeiten kalkuliert er ebenfalls.
Einige Tage später melden sich einige der Kollegen, fragen nach Details und machen Angebote. Unser Handwerker entscheidet sich für die besten Preis-Leistungs-Verhältnisseder jeweiligen Fachleute. Er nimmt deren Preiskalkulation in sein Angebot mit auf und schickt es dem Landwirt. Dieser ist einverstanden mit dem Preis und die eigentlichen Arbeiten können beginnen.
Nach erfolgreichem Abschluss und Abnahme des Stalls stellt unser Handwerker die Rechnung und wie gewohnt bezahlt der Landwirt postwendend. Wie besprochen, bezahlt er nun auch seine Handwerkskollegen, mit denen die Zusammenarbeit ganz vortrefflich lief. Am Ende des für ihn doch recht großen Projektes möchte er nun wissen, ob er richtig kalkuliert hat und in seinem Betrieb die Summe hängengeblieben ist, die er berechnet hat. Daher führt er eine Nachkalkulation durch.

Technik, die unser Handwerker für seine Arbeitsprozesse einsetzt
Die Ausschreibung an seine Handwerkskollegen erstellt unser Fachmann ebenfalls in seiner Handwerkersoftware, da hier ein professionelles Dokument mit seinem Logo schon angelegt ist und mit wenigen Klicks mit den gewünschten Adressen aus der Adress-Datenbank befüllt werden kann.Denn hier finden sich Kollegen, mit denen er schon in der Vergangenheit gut zusammengearbeitet hat und bei denen er weiß, dass sie gute Arbeit und ein vernünftiges Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten. So ist die Adress-Datenbank im Laufe der Zeit zu einem sehr wertvollen Adressbuch herangewachsen. Die praktische Suchfunktion seines Handwerker-Programms hilft ihm, die zuständigen Kollegen in der Datenbank schnell zu finden. Die Ausschreibung schickt er mit ein paar einfachen Klicks per E-Mail raus und erhält ein paar Tage später die Antworten. Nachdem er sich für die entsprechenden Angebote seiner Kollegen entschieden hat, öffnet er – wie schon vorher bei der Angebotserstellung – ein neues Angebotsdokument. Er fasst die Angebote der Subunternehmer und sein eigenes in diesem Dokument zusammen und versendet dies an den Landwirt. So erhält der Landwirt ein gebündeltes Angebot auf die Arbeiten, die noch verrichtet werden müssen.
Alle relevanten Vorgänge, von den Angeboten bis zu den Schlussrechnungen, von der Ausschreibung bis zum Foto des Stalls, kommen wieder in den in der Software angelegten Projektordner. So behält er jederzeit die Übersicht. Auch die Absprachen mit dem Subunternehmer sind hier gespeichert. Nachdem das Projekt ohne größere Zwischenfälle abgeschlossen ist, stellt er die Endrechnung an den Landwirt und überweist den Anteil an seinen Kollegen.
In einer Nachkalkulation möchte unser Handwerker nun wissen: War der Stundeneinsatz wie kalkuliert? Wurden die bestellten Materialien entsprechend eingesetzt?
Er öffnet in seiner Handwerkersoftware die Nachkalkulation und beginnt einen Soll-Ist-Vergleich des Projektes. Als Basis dienen sein Angebotsdokument sowie seine Rechnung und die Lohnerfassung bzw. die Zeiterfassung seiner Mitarbeiter, deren Positionener mit einfachen Klicks in sein Nachkalkulationskonto übernimmt. Ein Soll-Ist-Vergleich wird von der Software durchgeführt. Natürlich kann unser Handwerker noch weitere Positionen hinzunehmen, abändern oder streichen. Nun kann er sich das Ergebnis im Rahmen verschiedener Darstellungen anzeigen lassen und auswerten.
Wie eine solche Nachkalkulation funktioniert zeigt Ihnen das Schulungsvideo von TopKontor Handwerk.

Funktionen gängiger Handwerkerprogramme im Einzelnen

• Möglichkeit ein Ausschreibungsdokument zu erstellen und zu versenden
• Erstellung/Nutzung und Suchfunktion in einer Personen-Datenbank oder einem Unternehmerpool
• Erstellung eines Angebots und einer Rechnung
• Überweisung eines Rechnungseingang vom Subunternehmer
• Umfassende Dokumentation und Zusammenfassen der Dokumente eines Projektes in einem Projektordner
• Nachkalkulation über einen spezifische Funktion der Handwerkersoftware, die relevante Informationen liefert

6. Ein öffentlicher Auftrag steht ins Haus.

Der Bürgermeister wünscht sich ein größeres Amtszimmer
Der Bürgermeister des Ortes möchte gerne sein Amtszimmer im altehrwürdigen Rathaus des Ortes vergrößern und modernisieren. Er meint, es sei für einen Bürgermeister, dessen Ort so angewachsen ist, in den letzten Jahren, nicht mehr standesgemäß. Wände sollen herausgerissen, Verbindungstüren geschaffen und neue große Fenster und eine Tür nach außen, zur kleinen Terrasse, eingebaut werden. So lässt der Bürgermeister diesen Auftrag auf der Internetseite seiner Gemeinde öffentlich ausschreiben. Vorsichtshalber lässt er es zusätzlich noch in den regionalen Teil der Tageszeitung setzen. Unser Handwerker sieht die Ausschreibung in der Zeitung, meint, das sei ein Heimspiel und möchte sich um den Auftrag bewerben. Allerdings hat er noch nie einen öffentlichen Auftrag ausgeführt. Er wird konfrontiert mit neuen Gesetzen, Verordnungen und einer Ordnung namens VOB…

WissenÖffentliche Vergabeverfahren
Öffentliche Vergabeverfahren richten sich nach der Vergabe- und Vertragsordnung, kurz VOB. Grundsätzlich wird bei der Bekanntmachung zwischen Vergabeverfahren im Ober- und Unterschwellenbereich (dieser liegt für Bauaufträge derzeit bei 5.548.000 €, zzgl. MwSt.) unterschieden. Öffentliche Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich müssen europaweit ausgeschrieben werden. Im Unterschwellenbereichmuss die Bekanntmachung nur national erfolgen. Nationalen Ausschreibungen finden Sie in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern oder auf Internetportalen.
Als Handwerkerunternehmen benötigen Sie, wenn Sie an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen möchten, eine Möglichkeit Daten im GAEB-Format einzulesen und zu verarbeiten. Dies ist mit jeder guten Handwerkersoftware möglich.
In der Regel erhalten Sie bei öffentlichen Ausschreibungen einen Leistungskatalog mit Leistungstexten zum Auftrag über GAEB, die VOB-konform sind. Das bedeutet zum Beispiel, dass DIN-Normen angegeben werden und dass die Leistungen so eindeutig beschrieben sind, dass jeder Anbieter die Leistung im gleichen Sinne versteht. Dies geht aus § 7 der VOB/A hervor.

Arbeitsprozesse im Handwerksbüro unseres Handwerkers:
Unser Handwerker nimmt im Büro die Anzeige zur Hand. Hier ist eine Internetseite genannt. Diese öffnet er und erfährt stichwortartig, was der Bürgermeister sich vorstellt. Nun möchte er die Vergabeunterlagen einsehen und stellt fest, dass er sie weder in Papierform anfordern noch als gängiges PDF herunterladen kann. Auf einer Vergabeplattform werden die Vergabeunterlagen ausschließlich elektronisch in einer so genannten GAEB-Datei hinterlegt, heißt es weiter. Unser Handwerker ist verwirrt und ruft seinen technikaffinen Azubi. Dieser beschäftigt sich mit dem Problem und findet eine einfache Lösung, die Vergabeunterlagen herunterzuladen, zu bearbeiten und an die Vergabestelle zurückzusenden. Unser Fachmann ist beeindruckt – und kalkuliert den Auftrag, um ein gutes Angebot abzugeben.

Technik, die unser Handwerker für seine Arbeitsprozesse einsetzt
Der Azubi hat herausgefunden, dass die Handwerkersoftware eine Schnittstelle besitzt, die es sehr leicht ermöglicht, die so genannten GAEB-Dateien herunterzuladen, zu bearbeiten und wieder an die Vergabestelle zurückzusenden. Es wird ganz schön viel verlangt für den doch überschaubaren Auftrag: Er erhält eine Leistungsbeschreibung, bestehend aus Baubeschreibung, dem Leistungsverzeichnis und weiteren Anlagen. Dennoch setzt sich unser Handwerker, der schon von Kollegen vorgewarnt war, dass die öffentlichen Stellen Unmengen von Auskünften verlangen, hin und bearbeitet die Vergabeunterlagen akribisch. Dazu lädt er sich die vorgegebenen Leistungstexte der Ausschreibung in ein Angebotsdokument. Die entsprechenden Leistungstexte stellen die einzelnen Positionen dar und machen das Angebot klar definierbar und gut zu kalkulieren. Im Angebotsdokument seiner Software kann er, wie gewohnt alle Leistungen exakt durchkalkulieren, das benötigte Material aus seinem Artikelstamm heraussuchen und die erforderliche Menge preislich berechnen, das Ganze mit gewünschten Informationen (wie Din-Normen) spicken und die Leistungstextedann mit seinen Preisen ergänzen. Nun sendet er sein Angebot über GAEB zurück an die Gemeinde. Nachdem er den Zuschlag (ebenfalls über eine GAEB-Datei) erhält und der Auftrag zur vollsten Zufriedenheit des Bürgermeisters erledigt wurde, stellt unser Handwerker die Rechnung: ebenfalls über eine GAEB-Datei.

Funktionen gängiger Handwerkerprogramme im Einzelnen

• Schnittstelle zu GAEB-Dateien
• Möglichkeit der Bearbeitung von GAEB-Dateien
• Umwandlung von Dateien in GAEB

7. Offene Posten verwalten und Dokumente archivieren

Unser Handwerker ist mit Leib und Seele Handwerker. Er liebt seinen Job. Seine Büroarbeit hatte er aber nicht besonders gern – zumindest bevor er ein besonderes Werkzeug, nämlich seine Handwerkersoftware bekam. Doch mit dem richtigen Werkzeug ist bekanntlich alles leichter. Jetzt macht es ihm sogar Spaß, die Büroarbeit geht ihm leichter von der Hand, viele der früheren Abläufe sind nun automatisiert und gehen deutlich einfacher und schneller. Wenn er sich nun abends an den Schreibtisch setzt, sitzt er nun nicht mehr nächtelang dort und am Wochenende kann er sich nun meistens Zeit für seine Handwerker-Frau und seine Handwerker-Kinder nehmen. Dennoch, eine gewisse Nachbereitung seiner Arbeit ist nötig, um Unterlagen sorgfältig zu archivieren und die Unterlagen für seinen Steuerberater vorzubereiten. Der braucht, seit unser Handwerker seine Handerkersoftware hat, auch deutlich weniger Zeit. Das spart auch einiges an Geld – und unser Handwerker versteht die Abläufe in seiner Firma aus kalkulatorischer und finanzieller Sicht viel besser. Denn auch wenn ein Handwerker sich in erster Linie über seine Handwerksarbeit definiert, darf er nicht vergessen, dass er auch Geschäftsmann ist, wenn er einen Betrieb führt.

Arbeitsprozesse im Handwerksbüro unseres Handwerkers:
Unser Handwerker, der so einige Baustellen hat, möchte den Überblick behalten: Hat sein Kunde schon gezahlt? Hat er auch den richtigen Betrag überwiesen? Oder ist er überfällig? Welche Beträge stehen noch an die Lieferanten aus? Und warum ist sein Konto schon wieder leer? Und wie schaut die Kasse aus? Diese Fragen klärt er an den Abenden in seinem Büro. Glücklicherweise sind diese Abende nicht mehr so lang wie früher, seitdem er eine Handwerkersoftware zur Seite hat. Hier kann er recht schnell seine Fragen klären und seinem Steuerberater eine blitzeblanke Buchung seiner Zahlungseingänge und -ausgänge liefern. Dieser hat sich anfänglich natürlich ein wenig darüber geärgert, dass er nun nicht mehr so viel zu tun hat und nicht mehr so hohe Rechnungen an unseren Handwerker stellen kann. Aber nachdem seine Buchhalterin in Rente gegangen ist, ist auch der Steuerberater ganz froh über weniger Arbeit.

Technik, die unser Handwerker für seine Arbeitsprozesse einsetzt
Die OP- bzw. Offene Posten-Verwaltung in der Buchhaltung erfasst und verwaltet alle Zahlungseingänge und -ausgänge. Alle gestellten Rechnungen sowie die Rechnungen seiner Lieferanten sammelt unser Handwerker in der Verwaltung der offenen Posten seiner Handwerkersoftware. Diese zeigt ihm an, welcher Kunde noch nicht bezahlt hat und erstellt automatisch die Mahnungen, falls die Kunden noch nicht bezahlt haben. Es zeigt die gesamten und einzelnen offenen Posten an. Bezahlte Rechnungen bucht unser Handwerker aus und es wird von der Software in einem Buchungsjournal vermerkt, das sein Steuerberater am Ende des Monats erhält. Überweisungen, zum Beispiel an Lieferanten, können aus der Verwaltung der offenen Posten erledigt werden. Auch seinen Kontoauszug kann er hinein importieren. Damit kann er die eingebuchten Belege als bezahlt verbuchen.
Auch seine Kasse mit Bareinlagen in der Schreibtischschublade seines Büros muss abgerechnet werden. Früher war es die reinste Zettelwirtschaft. Die Mitarbeiter, die schnell noch etwas aus dem nächstgelegenen Baumarkt besorgten, wenn etwas auf der Baustelle fehlte, brachten die Quittungen, erhielten Geld aus der Barkasse und der Betrag wurde in einem Kassenbuch händisch eingetragen. Heute bucht unser Handwerker die Quittungen, die seine Mitarbeiter ihm bringen, direkt in ein digitales Kassenbuch ein und hat keine weitere Arbeit mehr damit, weil der Rest von der Software übernommen wird.
Alle Daten werden von der Handwerkersoftwarein das Buchhaltungsprogramm des Steuerberaters, wie DATEV, überführt, um beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung zu generieren oder eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.
Auch im Nachhinein hat unser Handwerker jederzeit die Möglichkeit, in der Handwerkersoftware Rechnungen herauszusuchen und Vorgänge damit nachzuvollziehen.
Da sich bei ihm nun doch mit der Zeit ganz schön viele Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen angesammelt haben, geht er dazu über, alle Vorgänge, die er im Tagesgeschäft nicht mehr benötigt, zu archivieren. Diese Möglichkeit bietet ihm seine Handwerkersoftware an. Wenn er jedoch doch nochmal in einen alten Vorgang einen Blick werfen muss, dann kann er im Archiv stöbern.

Funktionen gängiger Handwerkerprogramme im Einzelnen

• Erfassen aller Zahlungseingänge und -ausgänge in der Offene Posten Verwaltung
• Zahlungseingänge buchen
• Kunden bei Überfälligkeit mahnen
• Erfassen und Verbuchen von Lieferantenrechnungen
• Vorbereitung von Überweisungen
• Verbuchungen anhand hochgeladener Kontoauszüge
• Splitten von Rechnungen aufgrund unterschiedlicher Umsatzsteuersätze (so fallen beispielsweise im Gartenbau oftmals nur 7 Prozent, statt der üblichen 19 Prozent Umsatzsteuer an)
• Führung eines Finanzamt-konformen Kassenbuchs
• Übergabe an den Steuerberater im DATEV-Format
• Archivierung nicht mehr benötigter Unterlagen innerhalb des Handwerkerprogramms

Alles digital, oder was? Welche Prozesse müssen und welche dürfen digital sein?

In keinem Berufsstand liegen Tradition und technischer Fortschritt so dicht beisammen, wie im Handwerk. Was Sie und Ihre Kollegen früher ausschließlich mit ihren Händen und „analogem“ Werkzeug geschaffen haben, davon können heute vieles Computer oder computerbetriebene Maschinen erledigen. Die Geister scheiden sich, ob das eine positive oder eher nicht so positive Entwicklung ist.
Aber eine Entwicklung ist ganz sicher für jeden Handwerksbetrieb Grund zur Freude: nämlich, dassder Computer Ihnen die Büroarbeit vereinfacht, erleichtert und damit viel Zeit spart - Zeit für die eigentliche Arbeit oder für Familie und Freizeit.
Sie müssen heute keine Stundenzettel mehr ausfüllen, Angebote per Hand berechnen, telefonisch oder persönlich Materialkosten einholen oder gar Buchungen der Kontoauszüge abtippen. Dies und vieles mehr übernimmt Ihre Handwerkersoftware heute für Sie!
Sie speichert alle Vorgänge ab, so dass vieles nur einmal kalkuliert, nur einmal formatiert, nur einmal formuliert und nur einmal erstellt werden muss. Aus Alt mach Neu: Leistungsbeschreibungen und deren Kalkulation können in einer Datenbank zum Wiederabruf gespeichert werden. Verbindungen zu den Online-Katalogen ermöglichen Angebote quasi in „Echtzeit“. Sie als Handwerker können Ihrem Kunden damit heute schneller, flexibler und direkter Angebote unterbreiten. Sie haben die Möglichkeit ruck-zuck beim Händler Materialien zu bestellen und ohne meterlange Aktenschränke alles bis aufs Kleinste zu dokumentieren. Rechnungen sind mit wenigen Klicks erstellt. Zahlungseingänge können Sie flott überprüfen und gegebenenfalls anmahnen. Die Buchhaltung ist mit den Handwerkerprogrammen auch kein Hexenwerk mehr und verbilligt sogar Ihre Steuerberaterrechnung. Ein großes Plus des digitalen Zeitalters ist die schnelle und unkomplizierte Information und Kommunikation, zum Beispiel mit ihren Mitarbeitern auf der Baustelle, die sogar ihre Arbeitszeiten über mobile Geräte an Ihre Handwerkersoftware übertragen können.

Natürlich sind dadurch auch einige Dinge üblich geworden, an die Sie sich als Handwerker sicher auch gewöhnen müssen. Viele Aufträge von Gemeinden und öffentlichen Stellen, aber auch von Architekten erscheinen digital. Diese muss man zunächst in den Weiten des Internets ausfindig machen – und dann auch noch elektronisch (bspw. im GAEB-Format) bearbeiten. Dies soll zwar eine Erleichterung bringen, kann aber nicht von jedem Handwerker bestätigt werden. Viele Dinge sind wahrscheinlich noch im Aufbau und benötigen noch Entwicklungszeit.
Inzwischen ist es üblich und professionell, Angebote digital zu erstellen und zu versenden. Auch hier können Sie Kosten einsparen und auch Zeit. Trotz technischem Fortschritt und Digitalisierung steht der Mensch immer noch im Vordergrund unseres Handelns. Daher ist der persönliche Kontakt zum Kunden, auch wenn es ein öffentlicher Auftraggeber ist, nach wie vor wichtig. Hier sind Sie gefragt, Gespür für das Wohl des eigenen Betriebes und ein Gespür für das, was Ihre Kunden wünschen, zu entwickeln.

WissenGrundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Unterlagen
Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ haben die Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, sowie die Wirtschaftsverbände und die steuerberatenden Berufe miteinander abgestimmt. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums fasst praxisnah zusammen, welche Anforderungen die Finanzämter an eine IT-gestützte Buchführung haben. Dies zu wissen, gibt Ihnen Rechtssicherheit. Sollten Sie dazu Fragen haben, dann wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, der Ihnen die für Sie wichtigen Punkte benennen kann.

PraxistippAchten Sie auf die Möglichkeit der Datenübertragung
Hin und wieder verlangen die Betriebsprüfer Originaldaten für die Steuerprüfung. Wenn Sie Ihre Unterlagen nach GoBD elektronisch aufbewahren, dann kann es sein, dass Sie der Steuerbehörde Unterlagen elektronisch zukommen lassen müssen. Die Finanzämter arbeiten mit der Prüfsoftware IDEA. Um möglichen Ärger zu vermeiden, sollten Sie, wenn Sie Ihre Unterlagen elektronisch im Archiv Ihrer Handwerkersoftware archivieren möchten, darauf achten, dass diese eine anerkannte IDEA-Schnittstelle besitzt. Damit können gewünschte Daten sicher und technisch korrekt an die Finanzbehörde weitergegeben werden.

Zaubern – rechnen – Kaffee kochen: Was genau kann eine Handwerkersoftware leisten

In den oben genannten Beispielen haben wir Ihnen anhand der Geschichten mit unserem Handwerker erzählt, was ein Handwerkerprogramm im Einzelnen leisten kann. Von der Angebotskalkulation und -erstellung über die Verknüpfung zu Händlerangeboten und Leistungstexten, hin zu Rechnungsstellung, Mahnwesen und vorbereitender Buchhaltung.

Wesentliche Vorteile der Programme für Handwerker sind:

• Schnelle Abläufe durch Verwendung von Vorlagen und schon erstellter Dokumente;
• Beinah papierloses Arbeiten;
• gesetzestreue Vorlagen und Prozesse;
• die Verknüpfung von externen Informationen (Ausschreibungen, Händlerlisten, Buchhaltung) durch Schnittstellen;
• alle Unterlagen sind quasi an einem Ort gebündelt;
• auch interne Prozesse können optimiert werden: so können beispielsweise aus Angeboten Materiallisten oder Arbeitszeitenlisten generiert werden;
• sehr variabel/flexibel Darstellung;
• wenig fehleranfällig;
• Automatischer Abgleich der Dokumente: so wird die Änderung eines Preises im Angebot automatisch auch auf die Rechnung etc. übertragen;

Für Ihren Betrieb ist sicherlich nicht jede Funktion angebotener Programme nützlich. Oder manchmal müssen Anwendungen, die für den eigenen Betrieb sinnvoll sind, noch zusätzlich erworben werden. Auf jeden Fall sollten Sie zunächst überlegen, welche Funktionen Sie benötigen. Programme erhalten Sie in allen Preiskategorien. Erfahrungsgemäß sind branchenspezifische Softwarelösungen, wie beispielsweise spezielle Handwerkerprogramme, sinnvoll, da Sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten. Wichtig ist, dass Sie eine Software im Vorfeld auf Herz und Nieren testen, damit sie nicht die so genannte „Katze im Sack kaufen“. So können Sie beispielsweise die Software TopKontor Handwerk 30 Tage kostenlos testen. Alle Funktionen der Software stehen Ihnen in der Zeit zur Verfügung und auch der technische Support.

WissenZUGFeRD – Der neue Rechnungshengst
ZUGFeRD (entwickelt von FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland) heißt ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen, das allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung steht. Ziel ist es, dass elektronische Rechnungen genauso einfach empfangen und versandt werden können wie Papierrechnungen. ZUGFeRD bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail zu übermitteln. Durch die PDF wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird eine entsprechende Software benötigt. Viele Anbieter von Handwerkerprogrammen unterstützen ZUGFeRD bereits und bieten entsprechende Lösungen an.

PraxistippTK Handwerkersoftware kostenlos testen
Die Handwerkersoftware TopKontor Handwerk bietet Ihnen eine kostenlose Testversion für 30 Tage an. Wir als Fachhändler von TopKontor Handwerk bieten Ihnen an, dass Sie auch in der Testphase den Kundenservice und den technischen Support von TopKontor Handwerk kostenfrei in Anspruch nehmen können. Unsere Mitarbeiter kennen nicht nur die technische Seite des Programms wie ihre „Westentasche“. Sie sind ebenfalls in betriebswirtschaftlichenProzessen rund um das Handwerkerbüro geschult, so dass sie Ihnen im Bedarfsfall sogar für inhaltliche Fragestellungen zur Seite stehen. Und sie sind erreichbar! TopKontor Handwerk ist der umfassende persönliche Service ein ernstgemeintes Anliegen, um Ihnen effektiv und situationsangepasst weiterzuhelfen. Während der Testphase ist auch die Erstellung von Formatvorlagen mit Ihrem Firmenlogo enthalten. So müssen Sie nicht mit „Pseudodaten“ herumprobieren, sondern können TopKontor Handwerk im „echten“ Arbeitsalltag mit Ihren Daten auf Herz und Nieren prüfen, um sich ein reelles Bild davon zu machen, wie sehr es Ihren Tag erleichtert und Ihnen Zeit und Geld spart.

Computermuffel aufgepasst: Wie lerne ich, mit der Handwerkersoftware umzugehen?

Viele Programme für Handwerker sind selbsterklärend und einfach in der Bedienung, natürlich gibt es da aber auch große Unterschiede. Einarbeiten müssen Sie sich aber dennoch. Zu jedem Programm gibt es eine Anleitung. Eine besondere Dienstleistung am Kunden bieten Händler für Handwerkersoftware, die Videoanleitungen zu ihrem Programm zur Verfügung stellen. So haben Sie die Möglichkeit Schritt für Schritt genau die Punkte zu lernen, die Sie gerade benötigen, dann wenn Sie Zeit dazu haben. Ein lästiges Handbuch zu wälzen entfällt. Und wenn Sie einmal gar nicht zurechtkommen: Einen guten Anbieter erkennt man an der Qualität seines Supports. Ein technischer Support sollte Ihnen kundenfreundlich, schnell und sicher zur Verfügung stehen. Dies sollten Sie unbedingt testen, bevor Sie eine Software erwerben! Kompetente Ansprechpartner sind unerlässlich, wenn Sie fachliche Fragen zum Umgang mit Ihrer Handwerkersoftware haben. Die Support-Mitarbeiter sollten sich neben den technischen Details des Programms auch mit buchhalterischen und geschäftsspezifischen Inhalten auskennen, um einen zufriedenstellenden Service anzubieten.

PraxistippNur Mut!
Auch wenn Sie noch nicht so versiert im Umgang mit Software und Computer im Allgemeinen sind: Verlieren Sie die Scheu und haben Sie nur Mut auszuprobieren. Meistens kann man gar nicht so viel falsch machen. Oft gibt es eine Testversion, die Sie zunächst auch unabhängig von Ihrer Kundschaft ausprobieren können. Außerdem haben viele Softwareanbieter einen technischen Support. Ob dieser etwas taugt, ist ein Kernpunkt zur Entscheidung für eine Software. Ein weiterer Tipp sind junge Mitarbeiter: Sie werden sich wundern, wie schnell ganz junge Leute sich in Programmen zurechtfinden, die Sie noch nie gesehen haben. Sie können das oft sehr intuitiv. Daher hilft bei Computerproblemen manchmal auch, einen Azubi zu fragen.

Die „harte Ware“ – welche Technik brauche ich

Heutige Rechner erfüllen in der Regel die Systemvoraussetzungen für viele Handwerkerprogramme. Es gibt jedoch auch Handwerkerprogramme, die bestimmte Ansprüche an die Technik stellen. Auch hier heißt es, sich genau zu erkundigen und zu testen.Einige Anbieter haben ein für Sie vielleicht sehr interessantes Angebot: die Software in einer Cloud. Das bedeutet, Software und Daten befinden sich nicht direkt auf Ihrem Endgerät, sondern werden in einer externen Datenbank gespeichert. Interessant ist das zum einen für Mac-Besitzer, da es hier oft Probleme mit der Software gibt, aber vor allem, wenn Sie ein mobiles Handwerkerbüro haben: Sie sind viel unterwegs und haben Ihren Laptop, Ihr Tablet und/oder Ihr Smartphone für die Büroarbeit bei sich. Dann können Sie damit jederzeit auf Ihre Daten zugreifen.

PraxistippDatensicherheit in der Cloud
Übrigens, zum Thema Datensicherheit sei noch folgendes gesagt: Wenn Sie eine Cloud-Lösung bevorzugen, sollten Sie darauf achten, dass der Server, der Ihre Daten speichert und Sie bedient, in Deutschland steht. Dies kann beim Anbieter erfragt werden. Dann unterliegt der Anbieter mit seinem Server nämlich dem deutschen Datenschutz und Sie können den Schutz Ihrer Daten voraussetzen.

WissenApple-Computer – im Handwerk zum Mac-ern
Die Software-Angebote im Handwerksbereich sind für Computer von Apple überschaubar. Oft gibt es Schwierigkeiten mit dem System. Daher: wenn Sie noch die Möglichkeit haben zu wählen, sollten Sie sich für einen PC entscheiden. Eine weitere Möglichkeit bietet natürlich die Cloud-Varianten, die unabhängig von Hardware ist. Denn bei Cloud-Lösungen erledigt die eigentliche Rechenarbeit der Server im Internet. Sie bedienen nur noch ein Fenster auf Ihrem Gerät, welches die Daten an den Server überträgt. Das hat den großen Vorteil, dass Sie mit Cloud-Lösungen Plattformunabhängig arbeiten können. Somit können Sie Ihre Handwerkersoftware auch auf Macs, Linux-Rechnern oder sogar Tablets betreiben.

Empfehlung: Handwerkersoftware im Vorfeld kostenlos testen

Die im Text beschriebenen Techniken und Funktionsweisen, die unser Handwerker für seine Arbeitsprozesse einsetzt, finden Sie bei TopKontor Handwerk. Diese Handwerkersoftware hat eine übersichtlich Menüführung, die ähnlich der gewohnten Textverarbeitung und Tabellenkalkulation aufgebaut ist. Daher ist sie einfach und intuitiv zu bedienen und spart Ihnen Zeit und Nerven. Testen Sie jetzt 30 Tage kostenlos diese effektive sowie betriebswirtschaftlich sinnvolle Handwerkersoftware. Und wenn Sie Fragen haben, rufen Sie jederzeit an: Unser technischer Support steht Ihnen sofort freundlich und hilfsbereit zu allen Fragen rund um TopKontor Handwerk zur Seite! Denn wir sind nur zufrieden, wenn auch Sie zufrieden sind!