ToolTime GmbH
ToolTime
Mehr Pro für Ihr Handwerksbüro
Ihr Arbeitstag im Handwerk endet selten mit dem Verlassen der Baustelle. Danach warten noch Angebote, Rechnungen, Termine und Nachweise. ToolTime setzt genau dort an, wo in Ihrem Alltag häufig Unruhe entsteht: bei der Organisation im Hintergrund.
Die Handwerkersoftware unterstützt Sie dabei, Ihre Büroarbeit klar zu strukturieren und Abläufe zusammenzuführen. Statt Zetteln, einzelnen Dateien und Rückfragen sind Informationen gebündelt, Aufgaben nachvollziehbar und der administrative Aufwand bleibt überschaubar. Das schafft Ordnung, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Ihr Betrieb ruhiger und verlässlicher läuft.
So bleibt wieder mehr Raum für Ihr Handwerk, mit weniger Papierkram im Alltag.
Warum ToolTime
Schluss mit Zettelwirtschaft
Zettel, Notizen, Stundenzettel und Fotos gehören für viele Handwerksbetriebe zum Alltag und gehen genauso oft verloren. In ToolTime läuft alles zusammen: Was auf der Baustelle entsteht, landet direkt dort, wo Sie es brauchen: übersichtlich, nachvollziehbar und vollständig beim richtigen Auftrag in der Handwerkersoftware.
So müssen Sie nicht mehr suchen oder nachfragen. Sie sehen jederzeit, was erledigt ist, was fehlt und was als Nächstes ansteht, auch bei mehreren Baustellen parallel. Das bringt Ordnung in den Alltag und reduziert genau die Fehler, die sonst Zeit und Nerven kosten.
Professioneller Auftritt: Von Angebot bis Zahlung
Ein guter Eindruck entsteht nicht nur auf der Baustelle. Er beginnt beim Angebot und endet mit der bezahlten Rechnung. Mit ToolTime erstellen und versenden Sie Angebote digital: übersichtlich, sauber aufgebaut, und auch auf dem Smartphone klar lesbar. Der Kunde sieht auf einen Blick, was gemacht wird und kann das Angebot direkt online bestätigen. Sie bekommen schneller Rückmeldungen, vermeiden Rückfragen und haben Klarheit, ob der Auftrag zustande kommt.
Auch beim Bezahlen behalten Sie den Überblick. Mit ToolTime Pay sehen Sie, welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch offenstehen. Zahlungseingänge werden automatisch zugeordnet, ohne ständiges Prüfen oder Hinterherlaufen.
Organisation, die im Alltag funktioniert
Organisation muss mitlaufen und nicht zusätzlich Zeit kosten. ToolTime verbindet Büro und Baustelle so, dass alle Beteiligten wissen, was ansteht. Termine, Projekte und wichtige Informationen sind für Sie und Ihr Team jederzeit verfügbar, egal ob in der Software im Büro oder in der mobilen App unterwegs.
So werden Absprachen einfacher, alle wissen, was heute dran ist, und Sie müssen nicht überall gleichzeitig sein. Das sorgt für Verlässlichkeit im Team und spürbare Entlastung im Alltag.
ToolTime Modelle und Kosten
ToolTime gibt es in drei Paketen: Solo, Team und Max. Damit lassen sich je nach Betriebsgröße ein einzelner Büroarbeitsplatz, ein kleines Büroteam oder bis zu zehn Mitarbeitende mit derselben Software ausstatten. Optional lässt sich ToolTime Pay aktivieren. Für die Nutzung des integrierten Zahlungssystems fällt eine Transaktionsgebühr ab 1 % pro Zahlung an.
Die ausgewiesenen Paketpreise gelten für das erste Vertragsjahr. Ab dem zweiten Jahr berechnet der Hersteller die jeweils gültigen regulären Preise (Solo 79€, Team 149€, Max 299€).
Wenn Sie wissen möchten, welches Paket für Ihre Mitarbeiterzahl und Arbeitsweise sinnvoll ist, gehen wir Ihre Situation gerne gemeinsam durch und erstellen eine passende Kalkulation: Zum Formular.
Solo
ab 59 € im Monat
ein Mitarbeiter
Das bietet ToolTime Solo
- Angebote und Rechnungen inkl. E-Rechnungen
- Zahlungen und Mahnwesen
- Einnahmen und Ausgaben im Finanz-Dashboard
- Zeiterfassung und Personalverwaltung
- Projektübersicht mit Terminplanung
- Dokumenten-Upload, mobile Dokumentation und Aufmaß per mobiler App
- Schnittstellenanbindung
- Kostenloser Kundenservice durch den Hersteller
Team
ab 140,00 € im Monat
bis zu 5 Mitarbeitern (ab 28,00 € pro Lizenz)
Das bietet ToolTime Team
- Alle Funktionen aus Solo
- Kundendaten-Import (CSV)
- Integration zu Lexware Office
Max
ab 250,00€ im Monat
bis zu 10 Mitarbeitern (ab 25,00 € pro Lizenz)
Das bietet ToolTime Max
- Alle Funktionen aus Team
- Persönliche Schulung
Jeder weitere Mitarbeiter kann für 29 € pro Monat dazugebucht werden.
Hinweis zu Preisen: Die abgebildeten Preise gelten für die ersten 12 Monate. Alle Preisangaben auf dieser Seite beziehen sich auf den Stand Winter 2025/26 und dienen zur Orientierung. Wir sind nicht der Hersteller der vorgestellten Software ToolTime, sondern unabhängiger Vermittler. Verbindlich sind ausschließlich die Preise und Konditionen des jeweiligen Herstellers; kurzfristige Änderungen sind möglich.
Alle Preise verstehen sich zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Machen Sie sich ein eigenes Bild
Sie wollen ToolTime kennenlernen?
In der Demo erhalten Sie einen direkten Einblick in die Handwerkersoftware ToolTime. Sie bekommen ein klares Bild davon, wie ToolTime in Ihrem Betrieb eingesetzt werden kann und welche Funktionen für Sie wirklich relevant sind.
Produkt-Tour
Im Handwerksalltag laufen viele Schritte ineinander: vom ersten Kundenkontakt über die Planung bis hin zur Abrechnung. Genau hier setzt ToolTime an. In der folgenden Funktionstour sehen Sie, wie die Handwerkersoftware typische Abläufe im Betrieb zusammenführt und Büro, Baustelle und App sinnvoll verbindet. Die Funktionen sind entlang des Arbeitsalltags aufgebaut und zeigen, wie sich Aufgaben klar strukturieren lassen, ohne zusätzliche Wege oder doppelte Arbeit.
Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung
Vom ersten Angebot bis zur fertigen Rechnung steuern Sie Ihre Aufträge in ToolTime. Angebote, Termine, Dokumentation und Abrechnung greifen sauber ineinander und bleiben in der Handwerkersoftware miteinander verknüpft. Einmal erfasste Leistungen und Materialien laufen vom Angebot bis zur Abrechnung mit, statt jedes Mal wieder eingetippt zu werden. So behalten Sie den Überblick über Ihre Aufträge und arbeiten durchgängig mit sauberen, nachvollziehbaren Unterlagen. Die Abrechnung ist auch als E-Rechnung möglich (ZUGFeRD, XRechnung).
Angebote digital versenden & bestätigen lassen
Mit ToolTime versenden Sie Ihre Angebote digital. Statt unklarer Anhänge erhält Ihr Kunde einen Link zu einer sauberen Angebotsansicht, die auch auf dem Smartphone gut lesbar ist. Leistungen, Preise und Produktbilder sind klar dargestellt. Der Kunde kann das Angebot direkt online bestätigen, das verkürzt Rückfragen und beschleunigt die Rückmeldung.
Projektübersicht und Dokumentenmanagement
Alle Unterlagen zu einem Auftrag werden in einem Projekt gebündelt. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Pläne und externe Dokumente. Alles ist jederzeit griffbereit, im Büro und unterwegs in der mobilen App. So entfällt langes Suchen und Nachfragen im Team.
Zusätzlich behalten Sie Kennzahlen im Blick: Umsätze, offene Angebote, Zahlungen und Außenstände lassen sich übersichtlich in der Handwerkersoftware einsehen. Sie erkennen frühzeitig, welche Projekte gut laufen und wo Handlungsbedarf besteht, ohne zusätzliche Listen oder manuelle Auswertungen.
Angebotsvorlagen
Wiederkehrende Arbeiten müssen nicht jedes Mal neu aufgebaut werden. Für typische Leistungen wie Wartungen oder Standardreparaturen legen Sie in der Handwerkersoftware einmal Angebotsvorlagen an und greifen später einfach darauf zurück. Beim nächsten Kunden passen Sie nur noch die Details an. So entstehen Angebote schneller, einheitlich und ohne jedes Mal von vorne anzufangen.
Digitale Plantafel und Einsatzplanung
Die digitale Plantafel in der Software ersetzt Whiteboard und unübersichtliche Kalender im Büro. Aufträge lassen sich einfach planen und Mitarbeitern zuweisen, Änderungen sind sofort für alle sichtbar. Die Kartenansicht hilft, Fahrwege und Einsatzorte realistisch in die Planung einzubeziehen. Gleichzeitig erkennt die Handwerkersoftware Terminkonflikte oder Doppelbuchungen frühzeitig, sodass Sie rechtzeitig reagieren können.
Personalverwaltung und Zeitkonten
ToolTime unterstützt Sie bei der Organisation Ihres Teams. Erfasste Arbeitszeiten werden automatisch mit den hinterlegten Soll-Stunden abgeglichen und in Zeitkonten geführt. Urlaube, Krankmeldungen und Abwesenheiten fließen direkt in die Einsatzplanung ein, sodass Sie jederzeit wissen, wer verfügbar ist und Engpässe frühzeitig vermeiden können.
Digitale Zeiterfassung (App & Büro)
Mit ToolTime erfassen Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle. Start, Pause und Feierabend werden einfach per mobiler App gestempelt. Die Zeiten sind sofort im Büro in der Handwerkersoftware sichtbar und dem richtigen Auftrag zugeordnet. So gehören Stundenzettel, Nachfragen und nachträgliches Abtippen der Vergangenheit an.
Baustellendokumentation und Arbeitsberichte
Was auf der Baustelle erledigt wird, soll nicht abends im Büro nachgetragen werden müssen. Leistungen, Materialien, Fotos und Notizen erfassen Sie direkt vor Ort in der mobilen ToolTime App. Aus diesen Infos erstellt die Softwarelösung automatisch einen sauberen Arbeitsbericht. Der Kunde unterschreibt diesen digital, und im Büro stehen alle Angaben direkt für die Abrechnung bereit. So bleiben Leistungen nachvollziehbar dokumentiert und Abläufe zwischen Baustelle und Büro klar strukturiert.
Termine und Infos unterwegs
In der mobilen App von ToolTime sehen Ihre Mitarbeiter auf einen Blick, wo der nächste Einsatz ist, wer der Ansprechpartner ist und was genau zu tun ist. Dokumente, Pläne und Notizen zum Auftrag sind direkt beim Termin hinterlegt und jederzeit abrufbar. Für die Anfahrt reicht ein Klick auf den Termin, und das Smartphone zeigt direkt den Weg zum Kunden. So lässt sich der Arbeitstag mit der Handwerkersoftware vom ersten Blick in den Termin bis zur Ankunft auf der Baustelle strukturieren.
Mobiles Aufmaß
Beim Ausmessen brauchen Sie keinen Zettel und keinen Taschenrechner mehr. Längen, Flächen oder Räume erfassen Sie direkt vor Ort in der mobilen ToolTime App und hinterlegen bei Bedarf Skizzen oder Notizen. Die erfassten Maße stehen anschließend sofort im Büro in der Software zur Verfügung und können direkt für Angebote oder Rechnungen genutzt werden. Dadurch werden Übertragungsfehler vermieden und eine saubere Grundlage für die Kalkulation geschaffen.
Offline-Modus
Auch ohne Internet läuft die Arbeit weiter. Zeiten, Notizen und Informationen können Ihre Mitarbeiter in der App auch ohne Empfang erfassen und einsehen, selbst im Keller oder in ländlichen Gebieten ohne Empfang. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden alle Daten automatisch mit der Handwerkersoftware synchronisiert und stehen im Büro bereit. So geht nichts verloren und der Arbeitsfluss bleibt erhalten.
Digitale Zahlungen und Zahlungsabgleich (ToolTime Pay)
Mit ToolTime Pay wird der Zahlungsprozess für beide Seiten einfacher. Rechnungen enthalten auf Wunsch einen Zahllink oder QR-Code, über den Kunden direkt per Smartphone oder Computer bezahlen können. Zahlungseingänge werden automatisch mit der passenden Rechnung abgeglichen und zugeordnet. So sehen Sie jederzeit, was erledigt ist und was noch offen steht, ohne Kontoauszüge prüfen oder selbst hinterherlaufen zu müssen.
Ausgaben, Kalkulation & Zahlungsübersicht
Belege wie Eingangsrechnungen, Kassenbons oder Lieferscheine erfassen Sie digital, per mobiler App unterwegs oder direkt im Büro und ordnen sie dem passenden Auftrag zu. So bleibt alles an einem Ort und geht nicht zwischen Ordnern, E-Mails oder Zetteln verloren. Gleichzeitig ist die Buchhaltung sauber vorbereitet, ohne nachträgliches Suchen oder Sortieren.
Bei der Kalkulation behalten Sie Ihre Margen im Blick, während Kunden einen klaren Gesamtpreis sehen. Material, Lohn und Gemeinkosten werden intern sauber berücksichtigt. Alternativen lassen sich übersichtlich darstellen, und auch offene Rechnungen geraten nicht aus dem Blick. Die Handwerkersoftware erinnert auf Wunsch automatisch an ausstehende Zahlungen, ohne dass Sie selbst jedem Betrag hinterherlaufen müssen.
Schnittstellen & Materialwirtschaft
ToolTime lässt sich direkt mit wichtigen Systemen im Handwerksalltag verbinden. Materialien, Artikeltexte und Preise Ihrer Großhändler übernehmen Sie direkt in Angebote und Rechnungen, ohne Abtippen und ohne Preisfehler (IDS-Connect, DATANORM). Rechnungs- und Zahlungsdaten können strukturiert an Buchhaltung oder Steuerberater weitergegeben oder automatisch synchronisiert werden, sodass manuelle Nacharbeit entfällt (DATEV, Lexware Office). Auch Leistungsverzeichnisse für Ausschreibungen lassen sich einlesen und weiterverarbeiten, um Angebote professionell und standardkonform abzugeben (GAEB).
Machen Sie sich ein eigenes Bild
Sie wollen ToolTime kennenlernen?
In der Demo erhalten Sie einen direkten Einblick in die Handwerkersoftware ToolTime. Sie bekommen ein klares Bild davon, wie ToolTime in Ihrem Betrieb eingesetzt werden kann und welche Funktionen für Sie wirklich relevant sind.
Ihr Einblick in ToolTime
Verschaffen Sie sich einen Eindruck, wie die Handwerkersoftware ToolTime im Alltag aussieht. Mit einem Klick auf das Bild öffnen Sie eine vergrößerte Ansicht.
2Bsafe: ToolTime Partner
So funktioniert die Zusammenarbeit
Wir sind offizieller Partner von ToolTime. Sie testen die Handwerkersoftware unverbindlich und schließen einen Vertrag – wenn Sie sich für die Handwerkersoftware entscheiden – direkt beim Hersteller ab. Wir begleiten Sie dabei beratend und helfen, ToolTime realistisch für Ihren Betrieb einzuordnen.
Starten Sie die Testumgebung über unseren Link und entscheiden Sie sich anschließend für ToolTime, erhalten Sie als Neukunde eine Gutschrift von 250 € auf Ihre nächste Rechnung. Für Sie entstehen keine zusätzlichen Kosten; wir erhalten im Erfolgsfall eine Vergütung vom Anbieter.
Wir haben ToolTime für Sie getestet
Wir haben die Handwerkersoftware unter realen Bedingungen geprüft, damit Sie ehrliche Antworten und eine passende Empfehlung bekommen.
Werfen Sie einen Blick auf unseren Praxisbericht: Zum hammerharten Test
Ihre Fragen zu ToolTime
Für welche Betriebe ist die Handwerkersoftware ToolTime geeignet?
ToolTime richtet sich an kleine und mittelgroße Handwerksbetriebe, die Büro und Baustelle besser verbinden möchten. Besonders geeignet ist die Software für Betriebe mit mehreren Mitarbeitern, laufenden Baustellen und regelmäßigem Angebots- und Rechnungsaufkommen.
Kann ich mit ToolTime den gesamten Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung abbilden?
Ja. Mit ToolTime steuern Sie den kompletten Ablauf in einer Handwerkersoftware, vom Angebot über Planung und Dokumentation bis zur fertigen Rechnung. Alle Schritte bleiben miteinander verknüpft, sodass nichts verloren geht.
Wie unterstützt ToolTime beim Schreiben und Versenden von Angeboten?
Angebote werden in der Software übersichtlich erstellt und digital an den Kunden versendet. Der Kunde erhält eine klare Angebotsansicht, auch auf dem Smartphone, und kann das Angebot direkt bestätigen – ohne Ausdrucke oder Rückfragen.
Können meine Mitarbeiter ToolTime auch auf der Baustelle nutzen?
Ja. ToolTime ist als mobile App verfügbar und für den Einsatz auf der Baustelle gedacht. Ihre Mitarbeiter erfassen Zeiten, Notizen oder Dokumentationen direkt vor Ort und haben alle wichtigen Infos zum Auftrag dabei.
Funktioniert die ToolTime App auch ohne Internet?
Ja. Auch ohne Internetverbindung können Ihre Mitarbeiter weiterarbeiten, zum Beispiel im Keller oder in ländlichen Gebieten. Sobald wieder Empfang besteht, werden alle Daten automatisch mit der Handwerkersoftware synchronisiert.
Wie hilft ToolTime bei der Einsatzplanung und Terminübersicht?
Mit der digitalen Plantafel planen Sie Aufträge, Mitarbeiter und Termine übersichtlich in der Software. Änderungen sind sofort sichtbar, Terminkonflikte werden erkannt und Fahrwege lassen sich realistisch berücksichtigen.
Können Arbeitszeiten mit ToolTime digital erfasst werden?
Ja. Arbeitszeiten werden direkt per App auf der Baustelle erfasst. Start, Pause und Feierabend sind sofort im Büro sichtbar und dem richtigen Auftrag zugeordnet, ohne Stundenzettel oder nachträgliches Abtippen.
Wie funktioniert die Baustellendokumentation in der ToolTime Software?
Leistungen, Materialien und Notizen werden direkt auf der Baustelle dokumentiert. Daraus erstellt ToolTime automatisch einen Arbeitsbericht, der im Büro sofort zur Verfügung steht und direkt für die Abrechnung genutzt werden kann.
Unterstützt ToolTime digitale Zahlungen und den Überblick über offene Rechnungen?
Ja. Mit ToolTime Pay behalten Sie den Überblick über bezahlte und offene Rechnungen. Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und der richtigen Rechnung zugeordnet, ohne dass Sie Kontoauszüge prüfen müssen.
Kann ich mit ToolTime auch Belege und Ausgaben verwalten?
Ja. Eingangsrechnungen, Kassenbons oder Lieferscheine erfassen Sie digital in der Software und ordnen sie direkt dem passenden Auftrag zu. So bleibt alles sauber vorbereitet für die Buchhaltung.
Welche Schnittstellen bietet die Handwerkersoftware ToolTime?
ToolTime unterstützt wichtige Schnittstellen im Handwerksalltag, unter anderem zu Großhändlern (IDS-Connect, DATANORM), zur Buchhaltung (DATEV, Lexware Office) oder für Ausschreibungen (GAEB).
Können mit ToolTime auch E-Rechnungen erstellt werden?
Ja. Die Software unterstützt E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Damit sind Sie auch für zukünftige Anforderungen im B2B-Bereich und bei öffentlichen Auftraggebern gut vorbereitet.
Noch nicht die richtige Software?
Stöbern Sie in unseren weiteren Programmen oder nutzen Sie unsere kostenfreie Erstberatung, gemeinsam finden wir die Software, die zu Ihnen und Ihrem Team passt.
Mehr Auswahl für Ihren Betrieb
Informieren Sie sich über unsere weiteren Handwerkersoftware, damit Sie genau die Lösungen finden, die zu Ihrem Betrieb passen.
Individuelle Empfehlung für Ihren Betrieb
Wir hören genau hin, prüfen Ihre Arbeitsabläufe und sagen Ihnen transparent, welche Handwerkersoftware für Sie die beste Wahl ist.